Gestione del tempo

La gestione del tempo è un argomento che assume, ogni giorno che passa, un’importanza strategica nel’organizzazione di un azienza o attività lavorativa. In verità si parla spesso di gestione del tempo ma si dovrebbe invece parlare di organizzazione del tempo. Avete la possibilità di fermare il tempo? A meno che non abbiate inventato una macchina del tempo, anche per voi il tempo è una risorsa che scorre e, di conseguenza, non la potete gestire ma organizzare.

Siamo tutti presi da scacendze impellenti e impegni e, come se non bastasse, il diffondersi di strumenti di comunicazione avanzati rende sempre più complesso arrivare ad un’organizzare il tempo in maniea efficace.

AUTO-ANALISI: IL PRIMO PASSO VERSO LA CONSAPEVOLEZZA

Il primo step da intraprendere sulla via che porta ad una corretta organizzazione del tempo è certamente l’auto-analisi: la percezione del tempo è soggettiva, quindi è importante essere consapevoli di come soggettivamente percepiamo e organizziamo il tempo. Come fare? Rispondendo ad alcune domande:

  • Come decido?
  • Cosa è per me Importante?

Le risposte a queste domande fanno chiarezza su quelli che sono i nostri valori e i relativi bisogni. Senza questa auto-analisi si corre il rischio di diventare il capitano di una nave che naviga a vista, senza ben sapere in quale porto vuole arrivare.

ORGANIZZAZIOONE DEL TEMPO: LE 6 MOSSE PER RENDERLA EFFICACE

Una volta fatto il primo step, non ci resta che proseguire con le seguenti azioni:

  1. Stabilire le priorità (Importante, urgente, etc.etc.)
  2. Pianificare un’agenda, programmando tutte le varie attività
  3. Imparare a gestire le interruzioni
  4. Imparare a gestire gli imprevisti
  5. Applicare il processo di delega efficace
  6. Imparare, se serve, a dire di no

I due maggiori tiranni del mondo sono il caso e il tempo. (Johann Gottfried Herder)

IMPORTANTE O URGENTE?

La prima cosa da fare è definire le attività importanti, quelle urgenti, quelle importanti e urgenti e tutte quelle che non rientrano in queste categorie. Una volta che il quadro delle attività risulta essere definto bisogna poi passare ad applicare il processo di delega efficace e, infine, dobbiamo verificare che alle varie attività possano essere applicate le definizioni efficace o efficiente.

EFFICACIA E EFFICIENZA: QUALI DIFFERENZE?

Come abbiamo in precedenza affermato, il nostro tempo è dettato da impegni e attività impellenti. Anche una volta riusciti a declinare le varie attività in importanti, urgenti, importanti e urgenti e altro risulta complesso collegare le attività stesse al raggiungimento delgi obiettivi che ci siamo prefissati.

A tal prpposito è necessario fare un passo indietro e definire cosa è efficace e cosa è efficiente:

  • EFFICACIA: abilità che ci consente di fare le cose giuste per il raggiungimento del nostro obiettivo
  • EFFICIENZA: abilità che ci consente di fare molte attività e, nel migliore dei casi, di farle tutte bene

Una corretta organizzazione del tempo non può prescindere dall’essere efficienti ed efficaci. Al contraio un’organizzazione del tempo non corretta porta ad essere inefficienti (raggiungo un obiettivo corretto fuori tempo) e inefficaci (raggiungo un obiettivo sbagliato).

ALTRI ACCORGIMENTI

Arrivati a questo punto non siamo ancora in grado di poter dire di avere un’organizzazione ottimale del tempo. È necessario infatti imparare a gestire gli imprevisti. Come? Iniziando a considerare gli imprevisti come delle attività di routine e, come per ogni attività, inserendo nella nostra agenda un particolare spazio dedicato proprio alla loro gestione!

Dobbiamo infine imparare a delegare in maniera efficace, fidandoci dei collaboratori. Questo procoesso, oltre a farci risparmiare tempo, diminuirà il grado di stress a cui siamo sottoposti, aummentterà la fiducia nei collaboratori e il clima del team ne trarrà grande beneficio. Anche dire di no, a volte, serve a risparmare tempo. Per imparare questa abilità dobbiamo iniziare a pensare che non si dice mai di no a qualcuno ma a qualcosa.

Queste sono le mosse che permettono un’organizzazione efficace del tempo. Vuoi approfondire questo argomento o pensi di avere la nacessità di applicare questi concetti alla tua realtà professionale? Contattaci!

 

Scrivi qui il tuo commento.

WhatsApp chat