L’organigramma include tutte le funzioni che servono a un’azienda per prosperare.

IL TITOLARE “ONE MAN BAND”

Quando un titolare ricopre più funzioni in qualità di responsabile (One Man Band: un’unica persona che svolge tutti i ruoli che si possono trovare all’interno di un’orchestra) significa che ben presto si potrebbe trovare in una situazione di sovraccarico e l’azienda inesorabilmente entrerà in crisi.

Per evitare di ritrovarsi in questa situazione o per uscire da situazioni simili occorre elaborare un piano d’azione al fine di designare le funzioni principali a persone presenti (far crescere le persone in azienda significa innanzitutto questo) attraverso un processo di crescita e delega efficace.

Di seguito un esempio di organigramma che racchiude le sei funzioni base di ogni azienda:

IL “CHI FA COSA”

Una volta che l’organigramma è stato elaborato, per una azienda entra in gioco il fattore della preservazione e del mantenimento del sistema.

Alcune delle regole fondamentali dell’organigramma rimangono implicite e, talvolta, il non esplicitarle produce problemi e discussioni infinite. L’organigramma non è un semplice tabellone che mostra ruoli e funzioni, ma è un elaborato funzionale che cambia e cresce con il cambiare ed il crescere dell’azienda a patto che le regole fondamentali siano conosciute e rispettate.

Ma in questo caso l’organigramma è molto di più: è un vero e proprio modello di come organizzare le cose, basato sulla responsabilità dei risultati.

Sono i risultati finali in termini di quantità, qualità e utilità che determinano la necessità dei ruoli e quindi la necessità di un organigramma.

LINEE GUIDA PER UN ORGANIGRAMMA EFFICACE

Ogni persona all’interno di una azienda, in realtà, occupa due distinte posizioni, in questo ordine di importanza:

1° In quanto membro del gruppo e 2° In quanto ruolo specialistico.

È importante che ogni persona all’interno di una azienda comprenda appieno questo concetto, poiché dalla comprensione di questo singolo dato dipende la flessibilità del sistema organizzativo. Ogni persona in quanto membro del gruppo è chiamata a contribuire al buon andamento dell’azienda, a prescindere dal proprio ruolo specialistico. Questa disponibilità messa in campo da ogni singola persona sarà sufficiente a risolvere qualsiasi emergenza possa insorgere all’interno del sistema.

1. FATTORE DELLA RESPONSABILITÀ

La struttura dell’organigramma è stata prevista con una serie di settori o aree di competenza. Ognuno di essi con un suo risultato finale. Tale risultato è di completa responsabilità del settore e non può e non deve essere attribuito a terzi. Anche se incidentalmente una parte del processo produttivo del settore dovesse essere svolto da altri settori dell’azienda o da figure terze all’azienda, dovrà essere il settore stesso ad intraprendere tutte quelle azioni ed iniziative che porteranno al conseguimento dei risultati finali. Non agire in tal senso porterà all’annullamento del sistema dell’organigramma. Per questo motivo è indispensabile avere un responsabile per ogni reparto, stabilire le statistiche che misureranno i suoi risultati, chiarirglieli e farglieli ottenere.

2. FATTORE DELL’INOLTRO (ROUTING)

Il sistema più efficace per mantenere e preservare la forma e la struttura dell’organigramma consiste nel rispetto della “regola dell’inoltro”: fare in modo che il manager, a qualsiasi livello dell’organizzazione, indirizzi sempre le persone ai ruoli di pertinenza. Indipendentemente dal fatto che la risposta ad una richiesta sia disponibile o meno a quel manager o che sia “più semplice e veloce”  per lui rispondere, egli deve inoltrare la persona e/o la richiesta al corretto ruolo preposto per quella funzione. Fare altrimenti corrisponde ad una sorta di corto circuito dell’organigramma.

Il primo e più importante compito per un manager (o titolare) consiste nello smistare richieste e/o persone ai corretti ruoli dell’organigramma per non diventare lui stesso il crocevia di tutto il traffico aziendale. Ogni persona deve conoscere chi ricopre i diversi ruoli in azienda (il “chi fa cosa”) e quali risultati devono ottenere per smistare correttamente le informazioni.

3. FATTORE DELLO SCAVALCAMENTO (BY-PASS)

Lo scavalcamento di manager sottoposti è uno dei sistemi più ovvi con cui un Organigramma viene annullato. Notare qualcosa di non ottimale nel settore di qualcuno altro e non resistere alla tentazione di intervenire è uno dei più comuni errori organizzativi. Lo scavalcamento è solo permesso in 2 condizioni veramente limite:

• per evitare un disastro in corso
• quando le statistiche mostrano che quel settore è veramente alla deriva

Statistiche in un crollo verticale o in una discesa costante da tempo sono le uniche due possibili ragioni che possono effettivamente portare ad un by-pass. In tutte le altre situazioni (e si parla di più dell’80% dei casi) non è necessario nessun by-pass. Violare tale regola porterà all’annullamento del sistema dell’organigramma.

4. FATTORE DEI CONTROLLI

i controlli di un area non solo sono utili all’organizzazione, ma sono addirittura auspicabili da parte di un Manager. Egli dovrebbe controllare costantemente le aree da lui supervisionate per rendersi conto del livello produttivo, organizzativo e ambientale. Controlli fatti da manager di livello superiore dovrebbero solamente limitarsi ad una osservazione della scena e quindi ad una disamina con il manager di riferimento del settore a cui verranno poi chiesti gli interventi su quanto osservato. Interventi da parte di manager superiori che sfociano in ordini diretti alle persone del settore o che addirittura cambiano i sistemi utilizzati senza che il manager normalmente incaricato di quel settore ne sia a conoscenza, producono non solo il caos ma una sicura delegittimazione del manager incaricato di quella porzione dell’organizzazione.

5. FATTORE DEGLI ORDINI INCROCIATI

Un altro fattore di rilevante importanza per la preservazione del sistema dell’organigramma, consiste nell’impedire che vengano emanati ordini da parte di un settore dell’organizzazione che influiscono direttamente su altri settori. Il settore commerciale che detta le regole alla Produzione o vice versa sono, purtroppo, esempi assai frequenti. Sebbene le motivazioni con cui vengono realizzati tali incroci siano sicuramente “a fin di bene”  la loro tolleranza produce il caos organizzativo e porta al disastro oltre che ad un calo del clima positivo aziendale. Violare tale regola porta alla disgregazione dell’Organigramma.

L’ORGANIGRAMMA COME PUNTO INDISPENSABILE DELLA MISSION AZIENDALE

Nel precedente articolo abbiamo visto come un Piano di Sviluppo Aziendale debba prevedere Vision, Mission, Strategie e Azioni e come la missioni sia una guida operativa che definisce una serie di strumenti fondamentali e necessari per raggiungere la meta (vision).

L’organigramma è uno di questi strumenti, come il Piano Marketing, il Piano Vendite e il Business Plan. Definire ed utilizzare questi strumenti efficacemente è un indicatore che la tua azienda sta viaggiando verso la meta stabilita. Non hai ancora questi strumenti in azienda? Nessun problema! Contattaci per prenotare la tua consulenza gratuita, potrai così scoprire che anche TU puoi avere il tuo Piano di Sviluppo Aziendale e raggiungere il successo che desideri!